Cómo adaptarse a Veri*Factu paso a paso (guía práctica)

Lo primero, para quitar presión: adaptarse a Veri*Factu no es "darse de alta" en ningún sitio. No hay que registrarse en Hacienda ni pedir permisos. Adaptarse significa una sola cosa: que cuando llegue tu fecha, tus facturas salgan de un sistema que cumple el reglamento. Eso se consigue en cinco pasos.

Paso 1 — Confirma si te afecta y tu fecha límite

Si eres autónomo o pyme en territorio común y no estás en el SII ni en TicketBAI, te afecta. Las fechas vigentes: 1 de enero de 2027 para empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos. Tienes el detalle y las sanciones en fechas y plazos de Veri*Factu.

Paso 2 — Mira cómo facturas hoy

• ¿Word, Excel o plantillas sueltas? No pueden cumplir el reglamento (no generan registros encadenados ni se comunican con la AEAT). Tendrás que pasarte a un software o a la app de la AEAT.
• ¿Un programa de facturación antiguo? Pregunta al fabricante si está adaptado o va a estarlo, y pídele su declaración responsable (el documento donde declara que cumple). Desde julio de 2025 todo el software que se vende debe ser ya conforme.

Paso 3 — Elige tu herramienta (dos caminos)

a) Un software de facturación conforme. Es la opción cómoda si facturas con regularidad. Qué debe tener (y qué exigir antes de contratar): registros de facturación inalterables y encadenados, envío a la AEAT, código QR en cada factura y la declaración responsable del fabricante. Tienes el checklist completo con las preguntas que hacer en qué debe cumplir un programa de facturación para Veri*Factu.

b) La aplicación gratuita de la AEAT. Existe desde octubre de 2025 en la sede electrónica y cumple el reglamento, así que es una opción legítima si emites muy pocas facturas. Sus límites, para que decidas con toda la información: no emite facturas simplificadas (siempre exige identificar al destinatario), los registros no se pueden exportar a otro programa si más adelante creces, y no gestiona tu negocio (catálogo, presupuestos, cobros, envío por email…). Es un cuaderno oficial, no una herramienta de trabajo.

Paso 4 — Decide la modalidad: enviar o custodiar

El reglamento permite dos formas de cumplir:

• Modalidad "Veri*Factu" (remisión): tu software envía cada registro a la AEAT en el momento de emitir, y tus facturas llevan un QR verificable. Es la modalidad simple: Hacienda custodia los registros por ti.
• Modalidad "no Veri*Factu": no envías, pero a cambio debes firmar electrónicamente los registros, mantener un registro de eventos y custodiarlo todo ante posibles requerimientos. Más carga técnica y probatoria.

Para un autónomo o una pyme, la primera es la razonable — de hecho la mayoría del software (Zenta incluida) está construido sobre ella.

Paso 5 — Prepara la transición con calma

• Migra tus datos (clientes, productos) al sistema nuevo.
• Respeta la numeración: la serie debe seguir siendo correlativa; continúa donde la dejaste, no empieces de cero a mitad de año.
• Interioriza el cambio de hábito clave: una factura emitida ya no se edita ni se borra. Si hay un error, se corrige con una factura rectificativa — así se hace: guía de la factura rectificativa.

Los tres errores a evitar

1. Esperar al último trimestre: cambiar de sistema con prisas es donde se rompen numeraciones y se pierden datos.
2. "Ya lo hará mi gestor": tu gestor te asesora, pero la obligación de emitir las facturas con un sistema conforme es tuya.
3. Seguir con Excel "hasta que digan algo": llegada tu fecha, tener un sistema no conforme es sancionable — hasta 50.000 € por ejercicio.

La parte buena: si eliges bien la herramienta, adaptarse es un trámite de una tarde, y tu día a día apenas cambia — sigues haciendo tus facturas igual, solo que ahora con respaldo técnico y legal.

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Fuentes: Agencia Tributaria — Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU; Agencia Tributaria — aplicación gratuita VERI*FACTU; Real Decreto 1007/2023.