Qué debe cumplir un programa de facturación para Veri*Factu (checklist)

Si estás eligiendo un programa de facturación para cumplir con Veri*Factu, esta es la lista que necesitas: lo que la ley exige al software para ser conforme. Guárdala y úsala como checklist antes de contratar nada — porque el que no cumpla te deja a ti expuesto a la sanción, no al fabricante.

Un apunte importante de vocabulario: no existe una "homologación" ni una lista oficial de programas aprobados por Hacienda. El sistema se basa en una declaración responsable del fabricante. Así que "homologado" es un término de marketing; lo correcto es "conforme al reglamento".

El checklist de un software conforme

1. Registros de facturación inalterables. Cada factura genera un registro que no se puede editar ni borrar una vez creado. Si el programa te deja modificar una factura ya emitida, no cumple.

2. Encadenamiento con huella (hash). Cada registro incluye una huella digital (SHA-256) que se encadena con la del registro anterior, como eslabones. Si alguien alterara una factura, la cadena se rompería y sería detectable.

3. Firma electrónica o envío a la AEAT. El reglamento admite dos modalidades:

• Veri*Factu (remisión): el software envía cada registro a la AEAT al emitir.
• No Veri*Factu: no envía, pero entonces debe firmar electrónicamente los registros y custodiarlos.

Para un autónomo o pyme, la modalidad de remisión es la sencilla. Lo explicamos en cómo adaptarse a Veri*Factu.

4. Código QR en cada factura. Toda factura debe llevar un QR que permite verificar sus datos, y (en modalidad Veri*Factu) la leyenda identificativa.

5. Registro de eventos. El sistema debe llevar un registro interno de eventos (arranques, incidencias, exportaciones…) que garantiza la trazabilidad.

6. Declaración responsable visible. El fabricante debe emitir por escrito una declaración responsable de que el sistema cumple, y esta debe estar accesible dentro del propio programa, para cada versión. Pídesela: es tu garantía.

Lo que además debería tener (aunque no lo exija la ley)

La ley marca el mínimo, pero una buena herramienta te ahorra trabajo de verdad:

• Numeración correlativa automática por serie (facturas, rectificativas, abonos), sin huecos.
• Manejo correcto de rectificativas y abonos (imprescindible si te equivocas: ver factura rectificativa).
• Gestión de clientes y productos, presupuestos, envío por email y control de cobros.
• Cálculo automático de IVA e IRPF (cómo calcular el IVA).
• Que puedas exportar tus datos si algún día cambias de programa (algo que, por ejemplo, la app gratuita de la AEAT no permite).

Las tres preguntas que debes hacer antes de contratar

1. "¿Me pasáis la declaración responsable del sistema?" Si dudan o no la tienen, mala señal.
2. "¿En qué modalidad trabajáis, Veri*Factu (remisión) o firma y custodia?"
3. "Si algún día me voy, ¿puedo exportar mis facturas y datos?"

En resumen

Cumplir con VeriFactu no depende de ti: depende de que elijas un programa que ya cumpla. Zenta está construida sobre la modalidad VeriFactu —registros encadenados con huella SHA-256, QR y comunicación con la AEAT— para que tú solo tengas que hacer tus facturas como siempre. Si quieres entender el porqué de todo esto, empieza por qué es Veri*Factu.

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Fuentes: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (BOE); Agencia Tributaria — Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU.