Cómo hacer una factura rectificativa (y cuándo es obligatoria)

Regla de oro de la facturación: una factura emitida no se edita ni se borra. Nunca. Si detectas un error, la forma legal de corregirlo es emitir una factura rectificativa. Con Veri*Factu esto deja de ser solo una buena práctica: los registros quedan encadenados y cualquier corrección queda constancia.

Cuándo estás obligado a emitir una rectificativa

• Cuando la factura original no cumple algún requisito de los datos obligatorios (un NIF mal, un concepto erróneo…).
• Cuando la cuota de IVA está mal calculada o se aplicó un tipo incorrecto.
• Cuando, después de emitir, se producen descuentos, devoluciones o se modifica la base imponible (por ejemplo, una devolución de mercancía o un impago en ciertos supuestos).

Debe emitirse en cuanto detectes el error, y el plazo máximo es de 4 años.

Las dos formas de rectificar

1. Por sustitución. Emites una factura nueva con los datos correctos completos, que sustituye a la original, indicando qué factura rectifica y por qué. Es la modalidad más clara: la factura "buena" se lee sola, sin cálculos mentales.

2. Por diferencias. Emites una factura solo con el ajuste (la diferencia, en positivo o negativo). Por ejemplo, si facturaste 1.000 € y debían ser 900 €, la rectificativa por diferencias es de −100 €.

Ambas son válidas; la de sustitución suele ser más fácil de entender para tu cliente y tu gestor.

Qué debe llevar (además de lo de cualquier factura)

1. Serie propia: las rectificativas llevan una numeración separada de la normal (por ejemplo, R-2026-001). No consumen números de tu serie general.
2. La condición de rectificativa, expresamente indicada.
3. La referencia a la factura original: su número y su fecha.
4. El motivo de la rectificación.
5. Y todos los datos obligatorios de cualquier factura.

Los errores que hay que evitar

• "Borro la factura y hago otra" — prohibido; con un software conforme a Veri*Factu, además, imposible: la original ya está registrada y encadenada.
• Reutilizar el número de la original en la nueva.
• Emitir una factura normal "que corrige" sin marcarla como rectificativa ni referenciar la original: para Hacienda son dos facturas distintas (y estarías duplicando ingresos).
• Confundirla con la factura de abono: si lo que haces es devolver un importe (total o parcial), lo habitual es una factura con importes en negativo; si lo que corriges son datos, es una rectificativa por sustitución. Ambas figuras están relacionadas — el reglamento las trata dentro de la misma familia — pero conviene usar cada una para lo suyo.

Cómo se hace en la práctica

En un buen software es un clic: seleccionas la factura errónea → "Rectificar" → corriges lo que toque, y el programa se encarga de la serie R-, la referencia a la original, el motivo y el registro Veri*Factu (las rectificativas también se comunican a la AEAT). Así funciona en Zenta, donde la factura original queda además marcada como rectificada para que nunca la cuentes dos veces. Si quieres repasar la base, aquí tienes cómo hacer una factura desde cero.

---

Fuentes: Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, art. 15) y preguntas frecuentes de la AEAT sobre procedimientos de facturación y Veri*Factu.