Datos obligatorios de una factura en España (checklist completo)

Una factura con datos incompletos puede darte dos disgustos: que Hacienda no la acepte (con posibles sanciones) y que tu cliente no pueda deducirla (y te la devuelva, retrasando el cobro). La buena noticia es que la lista de requisitos es corta y siempre la misma. Aquí la tienes en modo checklist.

El checklist de una factura completa

1. Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa: sin huecos ni números repetidos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para rectificativas), pero cada serie debe ser correlativa por sí misma.
2. Fecha de expedición. El día en que emites la factura.
3. Tus datos como emisor: nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio.
4. Los datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
5. Descripción de las operaciones: qué has vendido o qué servicio has prestado, con el detalle suficiente para identificarlo (cantidad y precio unitario incluidos).
6. Base imponible: el importe sin impuestos. Si aplicas descuentos, deben quedar reflejados.
7. Tipo de IVA aplicado (21%, 10% o 4%) y, si en la misma factura hay operaciones con tipos distintos, el desglose por cada tipo.
8. Cuota de IVA: el resultado en euros de aplicar el tipo a la base. Tenemos una guía específica de cómo calcular el IVA.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de expedición (por ejemplo, un servicio prestado en junio y facturado en julio).
10. Retención de IRPF, cuando corresponda (autónomos profesionales que facturan a empresas u otros autónomos): debe aparecer el porcentaje y el importe retenido.

Menciones especiales (solo en algunos casos)

• Si la operación está exenta de IVA, hay que indicarlo con la referencia a la norma que lo permite (por ejemplo, ciertos servicios de formación o sanitarios).
• En casos como la inversión del sujeto pasivo o los regímenes especiales (bienes usados, agencias de viajes…), la mención correspondiente.
• En una factura rectificativa, la referencia a la factura que rectifica y el motivo. Lo explicamos en la guía de la factura rectificativa.

¿Y la factura simplificada?

Para importes pequeños (en general, hasta 400 € IVA incluido, o hasta 3.000 € en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería) puedes emitir una factura simplificada, el "ticket" de toda la vida: no necesita los datos del destinatario ni el desglose completo. Ojo: si tu cliente quiere deducirse el gasto, te pedirá una factura completa.

Errores comunes que invalidan (o complican) una factura

• Saltos o duplicados en la numeración — el error más típico cuando se factura "a mano" con plantillas sueltas.
• NIF incorrecto del emisor o del cliente (una letra bailada basta).
• Aplicar un tipo de IVA equivocado o no desglosarlo por tipos.
• Editar o borrar una factura ya emitida: una factura emitida no se toca; si hay un error, se corrige con una rectificativa. Con la llegada de Veri*Factu esto además queda registrado y encadenado, así que el software debe impedirlo.
• No conservarlas: guarda tus facturas al menos 4 años a efectos fiscales (6 según el Código de Comercio).

La forma fácil de no fallar ninguno

Un buen programa de facturación rellena y valida todo esto por ti: numera en serie, valida los NIF, calcula el IVA y bloquea las facturas emitidas. Puedes probar cómo queda una factura bien montada en nuestra plantilla de factura online, gratis y sin registro.