Factura simplificada: qué es, cuándo usarla y qué debe llevar

La factura simplificada es, básicamente, el "ticket" de toda la vida con rango legal: una factura con menos requisitos que puedes emitir en operaciones pequeñas o en ciertos sectores. Es más rápida de hacer, pero tiene una limitación importante que conviene conocer antes de usarla. Vamos a verlo.

Qué es una factura simplificada

Es una factura con menos datos obligatorios que la completa: no necesita identificar al destinatario. Por eso es la que te dan en un bar, una peluquería o un taxi. Legalmente es una factura de pleno derecho para quien la emite; la diferencia está en lo que permite (o no) a quien la recibe.

Cuándo puedes emitirla

Con carácter general, puedes emitir factura simplificada cuando:

• El importe no supera los 400 € (IVA incluido).
• Se trata de una factura rectificativa.
• El importe no supera los 3.000 € (IVA incluido) y tu actividad está entre los sectores autorizados: comercio al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, tintorerías, aparcamientos, autopistas de peaje o instalaciones deportivas, entre otros.

Fuera de esos casos (y en operaciones como las entregas intracomunitarias), toca factura completa.

Qué datos debe llevar

Menos que la completa, pero no es un papel en blanco:

1. Número y, en su caso, serie (correlativos, como siempre).
2. Fecha de expedición (y la de operación, si es distinta).
3. Tus datos como emisor: nombre o razón social y NIF.
4. Identificación de los bienes o servicios.
5. Tipo de IVA aplicado, y opcionalmente la expresión "IVA incluido".
6. Importe total.

Lo que no necesita: los datos del destinatario. Esa es toda la gracia — y también su límite.

La limitación importante: tu cliente no puede deducirla

Con una simplificada "normal", el que la recibe no puede deducirse el IVA ni el gasto. Si tu cliente es una empresa o un autónomo y quiere deducir, tienes dos opciones:

• Añadir a la simplificada su NIF y domicilio (y el IVA desglosado), o
• Directamente emitir una factura completa con todos los datos obligatorios.

Regla práctica: ¿cliente particular? simplificada vale. ¿Cliente con actividad? factura completa.

¿Y con Veri*Factu?

Las facturas simplificadas también entran en Veri*Factu: generan su registro encadenado y se comunican a la AEAT como las demás (son las facturas "F2" en la jerga de Hacienda). Es decir: el ticket de la cafetería también viaja a la Agencia Tributaria.

En Zenta esto es transparente: si tu cliente no tiene NIF, la factura se emite como simplificada automáticamente, con su numeración y su registro en regla. Y si quieres repasar cómo se monta una factura desde cero, aquí tienes la guía de cómo hacer una factura como autónomo o nuestra plantilla de factura online para probar sin registrarte.